Organiseer je een congres? Besteed genoeg tijd aan locatiekeuze

Wanneer je een congres organiseert, dan doe je dat normaal gesproken vanuit een ontstane behoefte bij grote aantallen mensen binnen je werkveld. Meestal vormen congressen ideale gelegenheden om kennis en ideeën uit te wisselen. Dit kan op een informele manier onderling gebeuren, maar ook via presentaties of workshops. Het is gebruikelijk dat zo’n congres voor alle betrokkenen een externe aangelegenheid is, in die zin dat speciaal hiervoor ergens in Nederland een locatie wordt afgehuurd. Een congreslocatie in Utrecht zou dan alvast een goed idee zijn, want centraler in Nederland is nauwelijks mogelijk. Maar als het goed is kies je een locatie niet alleen op basis van de ligging. Hieronder lees je wat je redelijkerwijs mag verwachten van een congreslocatie.

Dit mag je van een congreslocatie zeker verwachten

Als je een geschikte congreslocatie zoekt, probeer er dan achter te komen of een locatie het volgende kan bieden:

• Op zichzelf moet het een fijne plek zijn die op welke manier dan ook inspirerend kan werken voor alle gasten.

• Er moeten goede mogelijkheden zijn op het gebied van catering. Gezonde en biologische voeding mag best verwacht worden!

• Alle denkbare technologische hulpmiddelen om bijvoorbeeld uitstekende presentaties te geven moeten aanwezig zijn.

• Enige ervaring op het gebied van congresorganisatie is welkom. Zo weet je dat de kans op een gestroomlijnde dag groter is.

• Men moet een beleid hebben uitgeschreven om tijdens een congres het risico op coronabesmettingen zo klein mogelijk te maken.